履歴書をPDFにしてメールで送る方法｜ファイル名・件名・本文の例とパスワードの扱い

なぜPDFで送るのか

メールで応募書類を送るときは、PDFに変換してから添付します。青森労働局（ハローワーク）が求職者向けに作った送付状のリーフレットも、PDFでの提出を勧めています。理由は、レイアウトが崩れにくいことです。

WordやExcelのファイルは、相手のパソコンの環境によって見た目が変わることがあります。改行の位置や文字の大きさがずれる、といった崩れ方です。PDFなら、作ったときの見た目のまま相手に届きます。受け取った側が内容を書き換えることもできません。

PDFにする方法

作った道具ごとの方法です。

作った道具	PDFにする方法	確かめること
Word	「ファイル」→「名前を付けて保存」または「エクスポート」でPDFを選ぶ	2ページ目が白紙になっていないか
Excel	「ファイル」→「エクスポート」でPDFを選ぶ	印刷範囲が1枚に収まっているか
手書きの履歴書	スキャナーで読み取るか、スマホの書類スキャン機能を使う	影や傾きがなく、文字が読めるか
サクッと履歴書の作成ツール	印刷画面の送信先で「PDFに保存」を選ぶ	用紙がA4・倍率100%になっているか

スマホで作る場合も、PDFにできます。履歴書作成ツールをiPhoneで使うときは、共有から「プリント」を選びます。プレビューを2本指で広げてから共有し、「ファイルに保存」を選ぶとPDFになります。

PDFにしたら、送る前に自分で一度開きます。写真が入っているか、文字が欠けていないか、ページの順番が正しいかを見ます。

ファイル名と件名のつけ方

採用担当者は、多くの応募者からファイルを受け取ります。開かなくても誰の何の書類かわかる名前にします。

項目	例	ポイント
履歴書のファイル名	履歴書_鈴木ひかり.pdf	書類名と氏名を入れる
職務経歴書のファイル名	職務経歴書_鈴木ひかり.pdf	履歴書と同じ形にそろえる
件名	応募書類の送付（一般事務職／鈴木ひかり）	用件・職種・氏名を入れる
再送の件名	【再送】応募書類の送付（一般事務職／鈴木ひかり）	再送だとわかるように

青森労働局のリーフレットも、件名は「内容と名前」、ファイル名は「書類名と名前」にするよう案内しています。応募先からファイル名や件名の指定があれば、そちらに合わせます。日付をファイル名に入れるかは自由です。

本文の例

メールで送る場合は、本文が送付状の役目をします。最初に名乗り、何の書類を送ったかを書きます。時候のあいさつは省いて構いません。

株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様

はじめてご連絡いたします。〇〇（求人サイト名）で一般事務職の募集を拝見し、応募いたしました鈴木ひかりと申します。

応募書類として、履歴書と職務経歴書の2点をPDFで添付いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。面接の機会をいただけましたら幸いです。

鈴木ひかり／電話 090-0000-0000／メール hikari@example.com

本文は短めにまとめ、志望動機の中身は履歴書に任せます。署名には、氏名・電話番号・メールアドレスを入れます。住所は書いても書かなくても構いません。

パスワード付きZIPは使うべきか

以前は、ファイルをパスワード付きのZIPにして送り、続けて別のメールでパスワードを送るやり方が広く使われていました。今は、応募先から指示がない限り使わないのが無難です。

• 内閣府と内閣官房は2020年11月、ZIPファイルと同じ経路でパスワードを自動で送る方式を廃止すると発表しました。当時の大臣は会見で、セキュリティの面でも、受け取る側の使いやすさの面でも適切ではないと述べています。
• JPCERT/CCは2020年9月、ウイルス（Emotet）の新しい手口について注意を呼びかけました。パスワード付きZIPを添付し、本文にパスワードを書いたメールです。メールの経路でのセキュリティ製品の検知をすり抜けるねらいがあるとしています。

応募先が「パスワードを付けて送ってください」と指定している場合は、指示どおりにします。そのときも、パスワードはファイルとは別の手段で伝えるのが基本です。応募先がアップロード用のフォームを用意している場合は、メールではなくそちらから出します。

Webの応募フォームに登録する場合

求人サイトや企業の採用ページでは、メールではなく応募フォームにファイルを登録することがあります。考え方はメールと同じですが、次の点を確かめます。

• 形式と容量：PDFのみ、何MBまで、といった指定がないかを見ます。写真入りのPDFが大きすぎる場合は、写真の画質を少し下げて作り直します。
• ファイル名：メールと同じく「書類名_氏名」にしておくと、採用側で取り違えが起きません。
• 写真の欄：フォームに顔写真を別に登録する欄があれば、履歴書と同じ写真を使います。
• 日付：履歴書の日付は、フォームから送信する日にします。
• 確認画面：登録後のプレビューで、正しいファイルが付いているかを開いて確かめます。

フォームから送ったあとに、確認のメールが届くことがあります。届いたメールは、面接の日程が決まるまで消さずに残しておきます。

送る前の確認手順

1. 宛先のメールアドレスを、求人票や応募先の案内と1文字ずつ見比べます。
2. 履歴書の日付を、メールを送る日にしてからPDFにします（→日付の書き方）。
3. 添付ファイルが2つとも付いているか、自分で開けるかを確かめます。
4. 件名と本文の会社名・職種名が、応募先のものになっているかを見ます。
5. 送信したら、送信済みのメールと添付ファイルを残しておきます。

何社かに応募しているときは、前の会社あてのメールを使い回して会社名を直し忘れる失敗が起こりがちです。新しく書き起こすか、送る直前に会社名を指でなぞって確かめます。写真をデータで入れるときの注意は証明写真のガイドにまとめています。